Политика хранения и уничтожения персональных данных

Политика хранения и уничтожения персональных данных

Настоящая Политика определяет периодичность и способы уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, обрабатываемых ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "УМКО ЭКОСИСТЕМА" (далее — «Компания», «Оператор»), в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1. Общие положения

1.1. Целью настоящей Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных Компанией, в том числе защита от неправомерного хранения персональных данных дольше срока, необходимого для целей их обработки.

1.2. Персональные данные — информация, сохранённая в любом формате, относящаяся к определённому или определяемому на её основании физическому лицу (субъекту персональных данных). Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и/или уничтожаются материальные носители персональных данных. Носители персональных данных — как электронные (диски, флеш-накопители, серверные хранилища и т.п.), так и неэлектронные (бумажные) носители персональных данных.

1.3. Настоящая Политика утверждается директором Компании.

2. Правила уничтожения носителей персональных данных

Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, должно: быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления данных; оформляться документально — актом о выделении данных к уничтожению и актом об уничтожении; проводиться комиссией по уничтожению персональных данных, утверждённой приказом директора Компании; касаться только тех носителей, срок хранения которых истёк, цель обработки которых достигнута либо необходимость в дальнейшей обработке которых утрачена — не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных данных.

3. Сроки хранения

3.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен договором, согласием субъекта персональных данных или законодательством Российской Федерации.

3.2. Персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.3. Уничтожение производится в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней с даты наступления одного из оснований, указанных в п. 3.2, либо с даты истечения установленного срока хранения.

4. Порядок уничтожения персональных данных на электронных носителях

4.1. Персональные данные, обрабатываемые в информационных системах Компании (базы данных, файловые хранилища, резервные копии), уничтожаются штатными средствами информационной системы с последующим исключением возможности восстановления, включая ротацию и удаление резервных копий, содержащих уничтожаемые данные, по истечении срока их хранения.

4.2. Уничтожение персональных данных на физических машиночитаемых носителях (жёсткие диски, съёмные накопители), выводимых из эксплуатации, осуществляется путём нанесения им неустранимого физического повреждения либо гарантированного программного затирания содержимого, исключающего возможность восстановления данных.

5. Порядок уничтожения персональных данных на бумажных носителях

5.1. Уничтожение персональных данных на бумажных носителях осуществляется путём измельчения, исключающего возможность восстановления информации (с использованием шредера), либо путём передачи документов на переработку организациям, осуществляющим приём и утилизацию макулатуры, при условии предварительного измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

5.2. Документы, передаваемые на утилизацию, не должны содержать материалы, не пригодные для переработки (полимерные покрытия, металлические или пластиковые вставки и т.п.), и передаются в упакованном виде по приёмо-сдаточным накладным.

6. Оформление уничтожения

6.1. Уничтожение носителей персональных данных производится комиссией, действующей на основании приказа директора Компании, в составе не менее трёх человек.

6.2. По результатам уничтожения составляется акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, с указанием даты, места и времени уничтожения; состава комиссии; вида и количества уничтоженных носителей; основания и способа уничтожения. Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается директором Компании.

6.3. Факт уничтожения фиксируется в журнале учёта уничтожения персональных данных. Акты об уничтожении хранятся в течение одного года, после чего передаются в архив Компании на хранение в соответствии с общим порядком архивного хранения документов Компании.

7. Ответственность

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Компании, несёт ответственность за соблюдение установленных настоящей Политикой сроков и порядка уничтожения персональных данных и может быть привлечено к ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации, за нарушение требований по хранению и уничтожению персональных данных.

8. Контактная информация

По вопросам, связанным с хранением и уничтожением персональных данных, можно обратиться по адресу электронной почты: legal@um-ko.ru.